Cómo facturar en ARCA (ex AFIP) paso a paso

Si arrancaste un negocio o te independizaste, tarde o temprano llega la pregunta: ¿cómo emito una factura? En esta guía te explicamos, en criollo y sin vueltas, todo lo que necesitás para facturar electrónicamente en ARCA (la ex AFIP): qué requisitos tenés que tener, cómo se da de alta un punto de venta, qué tipo de factura te toca y cómo obtener el CAE. Al final te contamos cómo hacerlo en la mitad del tiempo.

¿Qué es ARCA y por qué tenés que facturar?

ARCA (Agencia de Recaudación y Control Aduanero) es el organismo que en 2024 reemplazó a la AFIP. Para el día a día del que factura, es importante que sepas algo: cambió el nombre, no el procedimiento. Los sistemas, la clave fiscal y los trámites siguen funcionando igual.

En Argentina, todo monotributista o responsable inscripto está obligado a emitir factura electrónica por cada venta de un producto o servicio. Facturar no es solo una obligación: es lo que le da respaldo legal a tu ingreso, te permite deducir gastos y le da confianza al cliente que te compra.

Qué necesitás antes de emitir tu primera factura

Antes de emitir el primer comprobante, asegurate de tener resuelto este checklist. Sin estos requisitos, el sistema no te va a dejar facturar:

• CUIT: tu número de identificación tributaria.
• Clave fiscal con nivel de seguridad 3: se saca en la web de ARCA o en un cajero de banco habilitado. Con nivel 2 no alcanza para facturar.
• Estar dado de alta en el monotributo o como responsable inscripto, con al menos una actividad declarada.
• Un punto de venta habilitado para factura electrónica (ya te explicamos cómo darlo de alta).
• Datos de tu domicilio fiscal declarados y actualizados.

Los tipos de factura: A, B y C

El tipo de comprobante que emitís depende de tu condición frente al IVA y de quién es tu cliente. Esta es la regla básica:

La diferencia principal: en la factura A y B (responsable inscripto) el IVA se discrimina, mientras que en la factura C (monotributo) no hay IVA discriminado, porque el monotributo es un régimen simplificado. Cuando corresponde devolver dinero o anular una venta, se usa una nota de crédito del mismo tipo.

Cómo facturar en la web de ARCA, paso a paso

La opción gratuita de ARCA se llama "Comprobantes en línea". Así se emite una factura desde cero:

1. Entrá con tu clave fiscal

   Ingresá al sitio de ARCA y buscá el servicio Comprobantes en línea. La primera vez tenés que adherirlo desde el Administrador de Relaciones de tu clave fiscal.

2. Elegí la empresa y el punto de venta

   Seleccioná tu CUIT y el punto de venta con el que vas a facturar. Si no tenés ninguno, primero creá uno en la solapa de puntos de venta.

3. Seleccioná el tipo de comprobante

   Factura C si sos monotributista; A o B si sos responsable inscripto, según tu cliente. Elegís también la fecha.

4. Cargá los datos del cliente

   Ingresás el CUIT/DNI y la condición del cliente. Para consumidor final por montos chicos alcanza con "Consumidor Final".

5. Detallá los productos o servicios

   Cargás cada ítem con su descripción, cantidad e importe. El sistema calcula el total (y el IVA si corresponde).

6. Confirmá y generá el comprobante

   Revisás todo y confirmás. ARCA te devuelve la factura con su CAE y su fecha de vencimiento, lista para descargar en PDF.

Qué es el CAE y por qué es clave

El CAE (Código de Autorización Electrónico) es un número que ARCA le asigna a cada factura para validarla. Es la "firma" que confirma que el comprobante es real y quedó registrado. Sin CAE, la factura no tiene validez fiscal.

Cuando facturás electrónicamente —ya sea en la web de ARCA o desde un sistema— el CAE se obtiene de forma automática al confirmar el comprobante. No es un trámite aparte: es parte del mismo paso.

Errores comunes (y cómo evitarlos)

• Elegir mal el tipo de factura. Un monotributista siempre emite C. Confundirse y emitir B es uno de los errores más típicos al arrancar.
• Dejar pasar el número de comprobante. La numeración es correlativa por punto de venta; no se puede saltear ni repetir.
• Facturar con la fecha equivocada. La fecha del comprobante debe coincidir con la operación; hay márgenes acotados para cargar días anteriores.
• No respaldar las facturas. Si solo las generás y no las guardás, después es un dolor de cabeza para tu contador y para vos.
• Superar el tope del monotributo sin darte cuenta. Llevar el control de lo facturado en el año te evita recategorizaciones sorpresa.

La forma fácil: facturar desde un sistema

Cargar cada factura a mano en la web de ARCA funciona, pero es lento y se presta a errores: tenés que reescribir los datos del cliente, buscar los precios, controlar la numeración y guardar los PDF uno por uno. Y encima no te queda registro de tu stock, tu caja ni tus clientes.

Un sistema de gestión se conecta con ARCA y hace todo eso por vos. Con GesHoy, por ejemplo:

• Emitís la factura con CAE en segundos y se la mandás al cliente por WhatsApp o correo.
• El sistema elige el tipo de comprobante correcto y lleva la numeración solo.
• Cada venta descuenta el stock y entra a la caja del día.
• Tenés el historial completo para controlar tu tope de facturación y para tu contador.

Si sos monotributista, te va a interesar nuestra guía específica de facturación para monotributistas. Y si querés ordenar todo el negocio, mirá el punto de venta y el control de stock.

Preguntas frecuentes

¿ARCA es lo mismo que AFIP?

Sí. ARCA reemplazó a la AFIP en 2024. Los trámites de facturación electrónica son los mismos: cambió el nombre, no el procedimiento.

¿Qué tipo de factura tengo que emitir?

Si sos monotributista, factura C. Si sos responsable inscripto, factura A a otro responsable inscripto y factura B a consumidores finales o monotributistas.

¿El CAE tiene vencimiento?

El CAE se emite con una fecha de vencimiento asociada al comprobante, pero la factura sigue siendo válida: ese dato es para el registro. Lo importante es que cada factura tenga su CAE.

¿Puedo facturar desde el celular?

Sí. Con un sistema como GesHoy facturás desde el celular, la tablet o la computadora, sin instalar nada, y se la enviás al cliente al instante.